Tag: Gæðamoli vikunnar

Gleðilegan mánudag kæra samstarfsfólk! Í þessum gæðamola langar mig að kynna fyrir ykkur stórmerkilegt gæðaskjal: Ritun gæðaskjala (VER-0181). Þetta gæðaskjal er hugsað fyrir það starfsfólk sem hefur ritleyfi í CCQ (getur búið til og breytt skjölum) til þess að samhæfa útlit og lýsigögn gæðaskjala. Ef þessum leiðbeiningum er fylgt eftir við ritun gæðaskjala ætti enginn að þurfa að lenda í gæðaskjala(jóla)kettinum!

Í VER-0181 Ritun Gæðaskjala er farið yfir ýmis mikilvæg atriði eins og t.d. hvaða leturgerð við notum. Þar er Calibri 14 pkt letur málið en því miður eru mörg gæðaskjöl í öðrum leturgerðum sem er auðvitað bagalegt. Gæðaskjalið hefur að geyma ýmsar aðrar gagnlegar upplýsingar um uppsetningu gæðaskjala, m.a. hvernig á að tengja gæðaskjöl við önnur gæðaskjöl eða lög og reglugerðir.

Við nálgumst fullkomna heiminn þar sem öll gæðaskjöl eru með staðlað útlit óðfluga. Það hlakkar í okkur í gæðateyminu að komast á þann stað en til þess þurfum við allt starfsfólk með okkur í lið. Við erum öll saman í þessu!

Heil og sæl kæru vinir og samstarfsfólk. Þessa vikuna langar mig að segja ykkur frá póstlistum, notendahópum og staðfestingu lesturs í CCQ.

Notendahópar eru skilgreindir af gæðateymi eftir þörfum og óskum. Þeir eru heppilegir til þess að skilgreina hópa eftir sviðum, deildum og öðru. Þegar fyllt er inn í lýsigögn óútgefins gæðaskjals er hægt að setja einstaklinga eða notendahópa á póstlista. Þegar skjalið er svo gefið út fá allir einstaklingar sem eru á póstlistanum meldingu í tölvupósti um að skjalið hafi verið gefið út. Þau sem eru að einhverju leyti ábyrg fyrir eða þurfa að þekkja ákveðið gæðaskjal eiga almennt að vera á póstlista gæðaskjalsins. Þessi virkni hentar vel til þess að sá til þess að deildir eða svið séu með á nótunum varðandi útgáfu nýrra gæðaskjala.

Staðfesting lesturs er annar svipaður fítus sem hægt er að skilgreina í lýsigögnum gæðaskjals. Hann virkar svipað eins og póstlistarnir, þar er hægt að skilgreina einstaklinga eða notendahópa og viðkomandi einstaklingar fá meldingu í tölvupósti um að gæðaskjal sé útgefið nema hér er farið fram á að notendurnir ýti á hnapp og staðfesti þar með lestur gæðaskjalsins. Stjórnendur geta fylgst með staðfestingu lesturs á þeim gæðaskjölum sem þau gefa út og passað að starfsfólk sé “up to date” í gæðamálum að hverju sinni.

Til þess að halda utan um staðfestingu lesturs á þeim gæðaskjölum sem starfsfólk þarf að hafa lesið mæli ég með því að stilla lesborðið þannig að það sýni hvaða skjöl á eftir að staðfesta lestur á. Hægt er að sjá leiðbeiningar til þess að stilla lesborð í síðasta gæðamola vikunnar. Fyrir nýtt starfsfólk eða aðra sem eiga eftir að staðfesta lestur á mörgum skjölum mælum við í gæðateyminu með því að lesa þau jafnt og þétt. Ef þú ætlar að borða fíl, þá er eins gott að taka marga litla bita. Eitt skjal á dag kemur skapinu í lag!

Eftir hverju eru þið að bíða? Lesið og staðfestið!

Að þessu sinni fjallar gæðamoli vikunnar um skipulag lesborðs CCQ. Við notum lesborðið mis mikið en það er hægt að skipuleggja það þannig það sé gagnlegt. Þarfir starfsfólks og notkun þess á CCQ er mismunandi og því er um að gera að skipuleggja lesborðið sitt eftir sínum þörfum.

Efst í hægra horni lesborðsins eru þrír mismunandi valmöguleikar í boð til þess að breyta skipulagi þess, sjá mynd:

Best er að byrja á því að skoða “Velja töflur”-valmöguleikann. Þar, eins og nafnið gefur til kynna, getur starfsfólk valið þær töflur sem það vill að birtast á lesborðinu. Fyrir þau ykkar sem nota CCQ fyrst og fremst til þess að lesa gæðaskjöl mælum við í gæðateyminu með eftirfarandi stillingum:

Þetta val gefur notendum fína yfirsýn yfir þau gæðaskjöl sem tengjast þeim ásamt því að gefa gott yfirlit yfir ábendingar. Athugið að þetta er einungis tillaga, öllum er frjálst að stilla sitt lesborð eftir eigin þörfum, enda er þetta ykkar lesborð <3

Til þess að breyta uppsetningu lesborðsins veljum við “Breyta dálkum” efst upp í hægra horni lesborðins. Þá fáum við eftirfarandi valmynd upp:

Hér er hægt að velja sex mismunandi leiðir til þess að setja upp lesborðið. Mér finnst sú sem er neðst til vinstri vera góð en þetta er auðvitað bara spurning um kjörstillingu (e. preference) hvers og eins.

Að lokum er hægt að skoða “Raða töflum” efst upp í hægra horni lesborðsins. Þar er hægt að raða töflunum eftir þörfum. Mér finnst gott að nýta dálkana eftir tegund taflna þ.e.a.s. “Mín skjöl” í einn dálk, “Mínar ábendingar” og “Ábendingar með minni aðild” í annan o.s.frv. Sjá mynd:

Ég mæli heilshugar með því að starfólk gefi sér tíma til þess að skipuleggja lesborðið sitt enda mikill ávinningur fólginn í því. Ykkur er velkomið að hafa samband við mig, Kolbein, ef þetta vefst fyrir ykkur. Muniði svo, þetta er ykkar lesborð. Lesborð hvers og eins er þeirra konungsdæmi þar sem viðkomandi ræður ríkjum. Rétt eins og með kosningaréttinn þá er vitleysa að kasta frá sér þeim sjálfsögðu réttindum sínum að skipuleggja lesborðið eftir eigin þörfum. Skipuleggjum lesborðin okkar!

Í gæðamola þessarar viku vil ég vekja athygli á Stefnu og áætlun Samgöngustofu gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni, ofbeldi og annarri ótilhlýðilegri háttsemi (STE-0015). Í fullkomnum heimi væri þetta stefnuskjal óþarft en þangað til heimurinn batnar styðjum við okkur við stefnuna.

Nær allar stofnanir hafa svokallaða EKKO-stefnu en EKKO stendur fyrir einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundið áreiti og ofbeldi. EKKO-stefnur eru mikilvægar til þess að tryggja góða verkferla þegar samskipti starfsfólks eru ekki nógu góð. Okkur langar auðvitað öllum að líða vel í vinnunni og þessi stefna aðstoðar okkur við að uppfylla það markmið.

Ég er viss um að allt starfsfólk hefur gagn af því að renna fljótlega yfir stefnuna – í það minnsta fyrstu 4 kaflana. Gildismat hvers tíma er auðvitað breytilegt og samskipti sem þóttu eðlileg áður fyrr þykja ekki endilega eðlileg núna. Því er um að gera að eyða öllum vafa um hvort samskipti manns séu boðleg m.v. stefnuna og lesa hana yfir. Markmiðið um góða vinnustaðamenningu og að öllum líði vel í vinnunni er auðvitað á ábyrgð okkar allra og því mikilvægt að fólk kynni sér “leikreglurnar” (stefnuna í þessu tilviki) vel og vandlega. Vöndum okkur í samskiptum og verum góð við hvort annað! 🙂

Þessa vikuna verður gæðamolinn ekki gæðaskjal heldur kynning á virkni kerfisins fyrir þá notendur sem hafa ritleyfi. Þau okkar sem vinna við útgáfu skjala í CCQ ættu að þekkja samþykktarferlið sem fer af stað þegar gæðaskjöl eru sett í útgáfu. Samþykktarferlið er auðvitað af því góða og rýni kollega á sameiginleg skjöl hlýtur að teljast jákvæð. Samþykktarferlið getur þó orðið ögn þreytandi þegar smávægilegar breytingar eru gerðar á lýsigögnum gæðaskjals en ekkert breytist efnislega í gæðaskjalinu sjálfu.

Í þeim tilfellum sem einungis þarf að gera smávægilegar breytingar á lýsigögnum gæðaskjals er hægt að nýta sér valmöguleikann “endurútgefa skjal” en hann má finna undir aðgerðahnappinum:

Til þess að nýta sér þennan valkost, þarf fyrst að taka frá skjalið, breyta lýsigögnum og ýta svo á endurútgefa skjal. Í framhaldinu af því fær notandi að velja útgáfudag skjalsins ásamt því að ákveða hvort gæðaskjalið haldi gamla útgáfunúmerinu eða það hækki um einn.

Þess má geta að þessar upplýsingar eru teknar úr Notendaleiðbeiningum CCQ en þær eru í viðhengi við þessa frétt. Notendaleiðibeiningarnar eru gríðarlega öflugt vinnutól og einstaklega þægilegt að nýta sér ctrl+f til þess að finna upplýsingar í þeim. Þrátt fyrir þessar glæsilegu leiðbeiningar er ykkur öllum auðvitað hjartanlega velkomið að hafa samband við okkur í gæðateyminu ef þið lendið á vegg með CCQ.

Í gæðamola vikunnar vil ég benda á eitt stórglæsilegt plagg: Samgöngustefnu (STE-0011)!

Það er heldur betur viðeigandi í ljósi þess að stutt er síðan bíllausi dagurinn var. Þá fórum við sem erum með samgöngusamning svoleiðis skellihlægjandi í vinnuna og gáfum ökumönnum langt nef á leiðinni. Raunar er það svo að mörg okkar sem njótum samgöngusamningsins eigum oft erfitt með að festa svefn kvöldin fyrir vinnu vitandi að við fáum aukalega borgað fyrir það eitt að rölta í vinnuna.

Umræðan um virka ferðamáta hefur orðið fyrirferðameiri síðustu ár en ástæða þess er ágæti virku ferðamátanna. Ekki bara sparast olía og viðhaldskostnaður bifreiðarinnar heldur bætir það andlega og líkamlega heilsu að labba til vinnu. Ýmsar rannsóknir hafa sýnt að 10 mínútna göngutúr gerir heilmikið jákvætt fyrir virkni heilans (hægt að gúggla sig til um þetta, annars er heimildin: trust me bro) og því er mikið tilefni til þess að reyna að temja sér reglulega göngutúra. Göngutúrinn hefur sömuleiðis þær jákvæðu afleiðingar að maður mætir eldhress í vinnuna og því getur hann dregið úr kaffiþörf (sem ýmsum gæti þótt eftirsóknarvert).

Samgöngusamningurinn nær þó ekki bara til þeirra sem ganga í vinnuna en hann nær utan um alla virka ferðamáta. Þar má nefna tvo jafnfljóta, hjól (hvort sem þau eru knúin af rafmagni eða ekki), hlaupahjól, strætó o.s.frv. Í raunar allt sem er ekki einkabíll (fjölskyldubíll, afsakið Vigdís Hauksdóttir). Samgöngusamningurinn getur því verið góður kostur fyrir þau okkar sem hafa tök á því og vilja til þess að leggja bílnum og þiggja eylitla launahækkun (hversu góður díll?).

Ætlunin með þessum póst er fyrst og fremst að mæra kosti samgöngusamningins. Það er auðvitað þannig að mörg okkar hafa skyldum að gegna, þurfa t.d. að skutla litlum krílum í ýmsa skóla á morgnana, og hafa því ekki tök á því að nýta sér þetta stórglæsilega úrræði. Það er gott og blessað og engin ástæða til þess að fá samviskubit yfir bílanotkun. Þið hin hins vegar…. 😉

Í lokin langar mig að koma með tillögu að nýjum hugsanahætti. Það er auðvitað gríðarlegur fórnarkostnaður sem felst í því að keyra til og frá vinnu. Sá fórnarkostnaðurinn er fólginn í því að ná ekki að nýta sér virka ferðamáta á morgnana en kostir þess hafa verið raknir hér að ofan.

Við í gæðateymi Samgöngustofu höfum ákveðið að byrja með vikulega frétt þar sem við kynnum eitt gæðaskjal stofnunarinnar. Það eru mörg gæðaskjöl sem eru þess eðlis að allt starfsfólk Samgöngustofu ætti að hafa kynnt sér og því mikið tilefni til vikulegra gæðamola. Gæðakerfið okkar í CCQ er alltaf að taka á sig betri mynd eftir flutning úr Gæsku og því er núna kjörið tækifæri fyrir starfsfólk til þess kynna sér eða rifja upp gæðaskjöl sem eiga við um allt starfsfólk.

Fysta gæðaskjalið sem við í gæðateyminu viljum ólm kynna fyrir starfsfólki er ekki af verri gerðinni: STE-0001 Hlutverk og gildi Samgöngustofu (já, þið lásuð rétt, stefnuskjal númer EITT!). Hérna erum við auðvitað með gæðaskjalið sem þetta snýst allt um. Til hvers erum við? Stefnuskjalið vísar í lög um Samgöngustofu, stjórnsýslustofnun samgöngumála (nr. 119/2012) en þau eru valkvæð lesning (fyrir lengra komna). Stefnuskjalið er í sjálfu sér ekki langt plagg og því lítið tilefni til þess að kveinka sér yfir þeim grimmu örlögum að vera tilneydd/ur til lesturs. Segja mætti að STE-0001 sé viðeigandi upphitun fyrir lestur bitastæðari gæðaskjala sem þið megið gera ráð fyrir að kynna ykkur á næstunni.

Þá er lítið annað eftir en að sækja kaffibolla, tilla sér inn á skrifstofu, setja fætur upp á borð og hefja lestur (hér áður fyrr hefði þótt viðeigandi að kveikja sér í sígó með lestrinum en við skulum láta það eiga sig). Njótiði vel – það er aldrei að vita nema það verða skyndipróf fyrir heilu deildir Samgöngustofu úr gildum stofnunarinnar og þá er eins gott að vera undirbúin/n.