Heil og sæl kæru vinir og samstarfsfólk. Þessa vikuna langar mig að segja ykkur frá póstlistum, notendahópum og staðfestingu lesturs í CCQ.
Notendahópar eru skilgreindir af gæðateymi eftir þörfum og óskum. Þeir eru heppilegir til þess að skilgreina hópa eftir sviðum, deildum og öðru. Þegar fyllt er inn í lýsigögn óútgefins gæðaskjals er hægt að setja einstaklinga eða notendahópa á póstlista. Þegar skjalið er svo gefið út fá allir einstaklingar sem eru á póstlistanum meldingu í tölvupósti um að skjalið hafi verið gefið út. Þau sem eru að einhverju leyti ábyrg fyrir eða þurfa að þekkja ákveðið gæðaskjal eiga almennt að vera á póstlista gæðaskjalsins. Þessi virkni hentar vel til þess að sá til þess að deildir eða svið séu með á nótunum varðandi útgáfu nýrra gæðaskjala.
Staðfesting lesturs er annar svipaður fítus sem hægt er að skilgreina í lýsigögnum gæðaskjals. Hann virkar svipað eins og póstlistarnir, þar er hægt að skilgreina einstaklinga eða notendahópa og viðkomandi einstaklingar fá meldingu í tölvupósti um að gæðaskjal sé útgefið nema hér er farið fram á að notendurnir ýti á hnapp og staðfesti þar með lestur gæðaskjalsins. Stjórnendur geta fylgst með staðfestingu lesturs á þeim gæðaskjölum sem þau gefa út og passað að starfsfólk sé “up to date” í gæðamálum að hverju sinni.
Til þess að halda utan um staðfestingu lesturs á þeim gæðaskjölum sem starfsfólk þarf að hafa lesið mæli ég með því að stilla lesborðið þannig að það sýni hvaða skjöl á eftir að staðfesta lestur á. Hægt er að sjá leiðbeiningar til þess að stilla lesborð í síðasta gæðamola vikunnar. Fyrir nýtt starfsfólk eða aðra sem eiga eftir að staðfesta lestur á mörgum skjölum mælum við í gæðateyminu með því að lesa þau jafnt og þétt. Ef þú ætlar að borða fíl, þá er eins gott að taka marga litla bita. Eitt skjal á dag kemur skapinu í lag!
Eftir hverju eru þið að bíða? Lesið og staðfestið!
