Leiðbeiningar
Finna mál í málakerfinu, þó það sé búið að loka þeim
Hvað er málakerfið – hvað á að fara þar inn og hvað ekki?
Málakerfi er fyrst og fremst til að halda utan um ákvarðanir sem teknar eru hjá stofnuninni og aðgerðir hennar. Málsskjölin eru þau sem sýna gang málsins og ákvarðanirnar sjálfar. Varast ber að setja inn vinnugögn eða tölvupósta sem ekki sýna ákvörðunina sjálfa eða rökin að baki henni.
Sjá nánar um kerfið og hvernig það virkar í leiðbeiningarmyndum hérna fyrir neðan. Þær eru gerðar í nóvember 2021. Þó að viðmótið muni breytast aðeins með nýjum útgáfum One, þá er áfram hægt að styðjast við þær.
Skjöl eða vinnugögn
Skjal inniheldur að jafnaði ákvörðun. Samskipti vegna ákvörðunar eru ekki skjöl nema dagsett ákvörðun komi fram eða gögn sem sýna ákvörðun í mótun, til dæmis fundargerð. Þau þarf ekki að setja nema einu sinni inn í mál.
Vinnugögn á ekki að vista í málakerfi. Vinnugögn teljast þau gögn sem stjórnvöld hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls. Það eru til dæmis lög, reglugerðir, handbækur frá okkur eða öðrum sem notaðar voru við að vinna mál og samskiptaupplýsingar sem ekki fela í sér neina ákvörðun.
Stofna mál – finna eða búa til viðskiptavin
Alltaf þarf að byrja á að skrá viðskiptavin. Leitið aðstoðar hjá skjalastjórn ef þið eigið í erfiðleikum með að finna eða stofna nýjan viðskiptavin.
Leiðbeiningar – PDF
Leiðbeiningar – Myndskeið
Stofna nýtt mál – mál úr málasniðmáti
Við höfum tekið saman upplýsingar um mál sem eru rútínubundin eða sams konar mál sem eru stofnuð oft, og búið til svokölluð málasniðmát. Þau eru flokkuð eftir viðfangsefnum og hver starfsmaður þarf einungis að þekkja málasniðmát í sínum flokki.
Leiðbeiningar – PDF
Leiðbeiningar – Myndskeið
Stofna mál – almennt mál
Alltaf kemur upp að stofna þarf mál sem ekki fellur í flokkana sem eru til í málasniðmátum, og þá þarf að búa til nýtt almennt mál.
Leiðbeiningar – PDF
Leiðbeiningar – Myndskeið
Finna mál eða skjöl í kerfinu
Fljótlegast er að fara í málakerfið og nota kassana efst til að leita hratt þar. Svo er hægt að leita eftir málasniðmáti eða eftir starfsmanni máls. Leitarkerfið sem er neðst til vinstri leyfir flóknari leitir.
Leiðbeiningar – PDF
Leiðbeiningar – Myndskeið
Tenging við Outlook og Word
One er tengt við Office með forritsviðbót eða add-in sem þýðir að hægt er að vinna nokkra hluti mun hraðar.
Leiðbeiningar – PDF
Leiðbeiningar – Myndskeið
Loka málum
Þegar öll kurl eru komin til grafar þarf að loka málum. Það er hluti af eðlilegu ferli hvers máls og málakerfið miðar við það.
Leiðbeiningar – PDF
Leiðbeiningar – Myndskeið
Sleppa tilkynningum frá málakerfi One
Margir vilja fá minna af tilkynningum frá One og hér eru kynntar tvær leiðir til þess að minnka áreiti af þeim.
Leiðbeiningar – PDF
Bæta við gögnum eða skjölum í mál í One
Ef þið viljið bæta við skjölum eða öðrum gögnum í mál eru tvær leiðir til þess.
Allir notendur geta haft samband við skjalastjórn ef þeir þurfa aðstoð. Auðveldast er að senda póst til skjalastjorn (skjalastjorn@samgongustofa.is) sem virkar innan stofnunar. Notendur utan stofnunar geta sent póst á sameiginlegt netfang hennar, samgongustofa@samgongustofa.is.
Samningar
Allir samningar sem Samgöngustofa er aðili að eru skráðir í ONE.
Hver samningur fær sér mál í ONE og tegund máls skráð Samningur.
Málalyklar fyrir samninga:
00.05.00 Samningar – Almennt
00.05.01 Þjónustu- og rekstrarsamningar
00.05.02 Verktakasaminingar við verktaka SGS
00.05.03 Verktakasamningar utan SGS
00.05.04 Alþjóðaskuldbindingar
Málsaðili er sá aðili sem Samgöngustofa gerir samning við, þ.e. verksalinn.
- Aðrir aðilar sem koma að samningi eru skráðir tengdir aðilar.
Heiti samingsmála byrjar ávallt á: Samningur – xxx
- Samræmd skráning auðveldar röðun í lista og þá raðast líkir samningar saman.
Efnisorð eru skráð.
Samningsmál er skráð í vinnslu meðan samningur er í gildi.
- Gildistími samnings er skráður í tímamörk máls.
- Ábyrgðaraðili lokar málinu ef ekki þarf að huga að gildistíma en heldur annars máli opnu meðan samningur er á gildistíma.
- Ábyrgðarmaður getur sett reminder á mál/samning í One sem er á gildistíma.
Tengja ný samningsmál við eldri samningsmál og ná þannig samfellu.
Aðgangsstýring að samningum er takmörkuð við yfirstjórn og fjármáladeild.
Ábyrgðaraðili samnings er framkvæmdastjóri þess sviðs sem samningur fellur undir, ásamt því að fjármálastjóri er tengdur starfsmaður.
Frumrit samninga er varðveitt á skjalasafni og undirritað eintak er skannað inn á mál.
- Ef samningur er útbúinn innanhúss er oftast einnig word útgáfa af samningnum á málinu
- Samskipti milli samningsaðila vegna samningagerðar, s.s. tölvupóstsamskipti, minnisblöð og bréf, eru vistuð á samningsmáli.
- Samningar unnir innanhús verði gerðir eftir stílsniði.
Með svona skráningu getur starfsmaður sem er ábyrgur fyrir samningi skoðað sína samninga með eftirfarandi hætti:
- Í mín mál getur hann raðað eftir málaflokki sem og öðrum atriðunum.
- Í ítarleit er hægt að takmarka við málalykil, starfsmann, efnisorð, stöðu o.s.frv.
- Leit er síðan hægt að varpa yfir í excel og raða upp að vild.
ONE – Skráningarreglur
Samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands er Samgöngustofa skilaskyld stofnun og þar af leiðandi er henni skylt að skrá mál sem koma til meðferðar á kerfisbundinn hátt.
Skylduatriði eru stjörnumerkt *
Nýr viðskiptavinur
Gildir fyrir fyrirtæki, einstakling og tengilið.
Til að halda viðskiptaskrá hreinni eyðum við út viðskiptavinum sem eru marg endurteknir.
NAFN*:
Skyldusvæði.
Einstaklingar sem eru með starfsnúmer/skírteinsnúmer eru skráðir með tengingu í þjóðskrá ásamt númeri fyrir aftan nafn.
KENNITALA*:
Merkt skyldusvæði, en hægt að skrá framhjá því.
HEIMILISFANG:
Fyllist sjálfkrafa út við tengingu við Þjóðskrá.
HÓPAR:
Undir flipanum Greining. Notist til að flokka fyrir hópsendingar og dreifibréf.
Mál
ALMENNT UM MÁL:
Stofna skal mál á fyrirtæki ekki tengiliði.
Það má ekki eyða málum. Hafi mál verið stofnað og þarf ekki að nota skal breyta heiti í Ónotað mál, breyta ábyrgðaraðila í oneuser og málsaðila í Ónotað mál.
MÁLSAÐILI*:
Erfist frá þeim viðskiptavini sem mál er stofnað á.
HEITI MÁLS*:
Skrá skal heiti máls eins sérhæft og kostur er. Mikilvægt er að samræma heiti áþekkra mála og að uppbygging þeirra sé með svipuðum hætti. Ef notuð eru málasniðmát gerist það sjálfkrafa, annars er hægt að leita dæma í Málaskrá. Velja skal lýsandi heiti sem er stutt og hnitmiðað. Nota á heiti sem er sértækt og greinir mál frá öðrum málum. Láta skal efni máls og erindis vinna saman þannig að almenn atriði komi fram í málsheiti en nákvæmari upplýsingar í efnislínu erindis.
- Breyta skal málsheiti ef eðli máls breytist við vinnslu þess.
- Leitast skal við að nota nefnifall orða. Huga skal vel að notkun greinamerkja.
- Nota skal bil bandstrik bil – en ekki komur, punkta eða skástrik á milli orða.
- Forðast skal að nota skammstafanir nema í einstaka tilfellum.
- Dagsetningar skulu hafðar á forminu dd.mm. áááá.
Upplýsingar um ýmiss númer eru mjög mikilvæg í stofnuninni og því skal skrá númer þar sem við á í heiti máls, sem og viðeigandi reiti. Skal þá heiti máls byrja á viðkomandi númeri. Dæmi: NN689 – Tilkynning um afskráningu bílnúmers, 1778 – Skipateikningar
STAÐA*:
Mál er sjálfkrafa skráð Í vinnslu.
Einnig er hægt að velja um stöðuna Í bið.
FORGANGUR:
Ekki skyldusvæði.
ÁBYRGÐARAÐILAR:
Úrvinnsluaðili: Aðeins einn starfsmaður getur verið úrvinnsluaðili og ber hann ábyrgð á afgreiðslu máls.
Ábyrgðaraðili*: Aðeins einn starfsmaður getur verið ábyrgðaraðili og hann ber ábyrgð á framkvæmd máls.
Tengdir starfsmenn: Tengdir starfsmenn eru skráðir til að halda þeim upplýstum um framgang máls en þeir bera enga ábyrgð á framkvæmd máls.
Skrá skal ábyrgðaraðila þann starfsmann sem ber ábyrgð á þeim málaflokki sem málið fjallar um.
Allir ábyrgðaraðilar fá tilkynningar í tölvupósti um nýtt mál og skráð skjöl á málið.
Velja þarf starfsmenn úr nafnabók stofnunar.
Sé ekki vitað hver er ábyrgur fyrir máli við skráningu innkomins erindis skal skrá framkvæmdastjóra viðeigandi sviðs eða deildarsjóra, sem síðan ákveður nýjan ábyrgðaraðila og/eða úrvinnsluaðila og/eða tengda aðila.
UPPHAFSDAGSSETNING:
Ekki skyldusvæði.
TÍMAMÖRK MÁLS:
Ekki skyldusvæði, en ef tiltekin eru tímamörk í innkomnu erindi skal skrá þau, s.s. erindi frá Innanríkisráðuneyti.
TENGDIR AÐILAR:
Ekki skyldusvæði. Notist til að tengja skip og loftför sem viðskiptavin við mál.
EFNISORÐ:
Hægt er að bæta inn efnisorðum á mál úr efnisorðalista.
Ýmis númer eru stofnunni mikilvæg og eru skráð sérstaklega.
Algengustu tegundir númera eru:
- Skipaskránúmer (1234)
- Loftfaraskrá (1234 XX-XXX)
- Skírteini einstaklinga (1234, 12345 misjafnt eftir starfstétt)
- Skráningarnúmer bíla (AB123)
MÁLALYKLAR:
Skyldusvæði. Málalyklar eru forskráðir á mál stofnuð eftir málasniðmáti. Annars kemur upp valmynd þar sem hægt er að velja málalykil eftir númeraröð.
SENDA TÖLVUPÓST TIL :
Það er fyrirfram skilgreint að allir ábyrgðaraðilar máls fá tölvupóst um nýtt stofnað mál og um innkomin skjöl. Það þarf að velja nei eigi ekki að senda tilkynningar af tilteknu máli.
EÐLI AFGREIÐSLU:
Ekki skyldusvæði.
TEGUND MÁLS:
Ekki skyldusvæði.
GEYMSLUSTAÐUR SKJALA:
Ekki skyldusvæði, en skjalasafn stofnunar er dreift um húsnæði þess og því mikilvægt að skrá hvar skjöl eru varðveitt.
ATHUGASEMDIR:
Birtast undir yfirlits upplýsingum um mál.
ÖRYGGISSNIÐMÁT:
Ekki skyldusvæði.
Skjal
Eftirfarandi atriði erfast frá upplýsingum úr máli og þarf því ekki að eiga við:
Upplýsingar um staðsetningu , málalykill, Senda til.
HEITI*:
Mikilvægt er að efnislína skjals sé lýsandi fyrir efni skjalsins. Sé efnislína tilgreind í skjali, skal notast við þá efnislínu, annars er gott að hafa eftirfarandi atriði í huga við skráningu skjala:
– varðandi hvað
– varðandi hverja
– mikilvæg númer fyrir stofnunina
Þegar skjal er sótt inn í ONE birtist sjálfkrafa skjalaheiti þess með þeirri skráarendingu sem við á, t.d. .doc fyrir wordskjal, .pdf fyrir skannað skjal. Það þarf að muna að leiðrétta heiti í þessum tilfellum og taka út skráarendingu.
SKJALATEGUND:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
EFNISFLOKKUN:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
DAGSETNING*:
Skrá skal dagsetningu skjals, getur verið önnur en móttökudagsetning.
MÓTTÖKUDAGSETNING:
Sú dagsetning þegar skráning fer fram. Ekki skyldusvæði.
UPPLÝSINGAR UM SENDANDA:
Sá sem flytur inn skjal kemur sjálfkrafa upp sem sendandi. Þarna þarf að fara í flettiglugga og velja viðskiptavin, sé sendandi utanhúss.
SÉRMERKING:
Ekki skyldusvæði.
STAÐA:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
STAÐSETNING:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
ÁBYRGÐARMAÐUR:
Ekki skyldusvæði.
TÍMAMÖRK:
Ekki skyldusvæði, en skal skrá ef tilgreind eru tímamörk í erindi.
Bréf
Eftirfarandi atriði erfast frá upplýsingum úr máli og þarf því ekki að eiga við:
Upplýsingar um viðtakanda, málalykill, höfund,
HEITI*:
Efnislína skal vera lýsandi fyrir innhald bréfsins. Sé efnislína tilgreind í skjali, skal notast við þá efnislínu, annars er gott að hafa eftirfarandi atriði í huga við skráningu skjala:
– varðandi hvað
– varðandi hverja
– mikilvæg númer fyrir stofnunina
Þegar skjal er sótt inn í ONE birtist sjálfkrafa skjalaheiti þess með þeirri skráarendingu sem við á, t.d. .doc fyrir wordskjal, .pdf fyrir skannað skjal. Það þarf að muna að leiðrétta heiti í þessum tilfellum og taka út skráarendingu.
Skjalategund:
Ekki skyldusvæði.
EFNISFLOKKUR:
Ekki skyldusvæði.
FUNDARBÓKUN:
Er ekki notað í kerfinu.
SKJAL SEM VERIÐ ER AÐ SVARA, HEITI SKJALS:
Ekki skyldusvæði.
SKJAL SEM VERIÐ ER AÐ SVARA, YTRA NÚMER SKJALS:
Ekki skyldusvæði.
SÉRMERKING:
Ekki skyldusvæði.
STAÐA:
Ekki skyldusvæði.
STAÐSETNING:
Ekki skyldusvæði.
ÁBYRGÐARMAÐUR:
Ekki skyldusvæði.
TÍMAMÖRK:
Séu tilgreind tímamörk í bréfi, er gagnlegt að skrá þau hérna líka.
EFNISORÐ:
Hægt er að sækja efnisorð úr lista.
SENDA TIL:
Ábyrgðaraðilar máls sjálfkrafa skráðir. Það þarf að velja að senda ekki, eigi það við.
ATHUGASEMD:
Möguleiki á að senda skilaboð til ábyrgðaraðila.
Skráningarupplýsingar sem erfast inn í bréf er efnislína frá heiti máls, dagsetning þegar bréf er búið til (muna þarf að leiðrétta, sé unnið í skjali í marga daga), málsnúmer, skammstöfun starfsmanns, nafn starfsmanns og starfsheiti.
Tölvupóstur
Nýr tölvupóstur í ONE opnast í Outlook. Málsnúmer erfist inn í Subject. Mikilvægt er að leyfa málsnúmeri að standa en bæta við lýsandi heiti fyrir innihald tölvupósts.
Mappa:
Heiti möppu lýsandi fyrir þann þau skjöls sem skal vista undir möppu. Möppur eru notaðar til að undirflokka viðamikil mál, t.d. safnmál.
Umsóknir af vef
Skráningaratriði á umsóknum sóttum á vef, hafa þegar verið skilgreind í bakvinnslu og því þarf ekki annað en að samþykka umsókn inn í ONE og samhliða stofnast mál utan um umsókn.
Starfsmaður skal leita aðstoðar hjá starfsfólki skjalasafns ef þurfa þykir.
Samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands er Samgöngustofa skilaskyld stofnun og þar af leiðandi er henni skylt að skrá mál sem koma til meðferðar á kerfisbundinn hátt.
Skylduatriði eru stjörnumerkt *
Nýr viðskiptavinur
Gildir fyrir fyrirtæki, einstakling og tengilið.
Til að halda viðskiptaskrá hreinni eyðum við út viðskiptavinum sem eru marg endurteknir.
NAFN*:
Skyldusvæði.
Einstaklingar sem eru með starfsnúmer/skírteinsnúmer eru skráðir með tengingu í þjóðskrá ásamt númeri fyrir aftan nafn.
KENNITALA*:
Merkt skyldusvæði, en hægt að skrá framhjá því.
HEIMILISFANG:
Fyllist sjálfkrafa út við tengingu við Þjóðskrá.
HÓPAR:
Undir flipanum Greining. Notist til að flokka fyrir hópsendingar og dreifibréf.
Mál
ALMENNT UM MÁL:
Stofna skal mál á fyrirtæki ekki tengiliði.
Það má ekki eyða málum. Hafi mál verið stofnað og þarf ekki að nota skal breyta heiti í Ónotað mál, breyta ábyrgðaraðila í oneuser og málsaðila í Ónotað mál.
MÁLSAÐILI*:
Erfist frá þeim viðskiptavini sem mál er stofnað á.
HEITI MÁLS*:
Skrá skal heiti máls eins sérhæft og kostur er. Mikilvægt er að samræma heiti áþekkra mála og að uppbygging þeirra sé með svipuðum hætti. Ef notuð eru málasniðmát gerist það sjálfkrafa, annars er hægt að leita dæma í Málaskrá. Velja skal lýsandi heiti sem er stutt og hnitmiðað. Nota á heiti sem er sértækt og greinir mál frá öðrum málum. Láta skal efni máls og erindis vinna saman þannig að almenn atriði komi fram í málsheiti en nákvæmari upplýsingar í efnislínu erindis.
ü Breyta skal málsheiti ef eðli máls breytist við vinnslu þess.
ü Leitast skal við að nota nefnifall orða. Huga skal vel að notkun greinamerkja.
ü Nota skal bil bandstrik bil – en ekki komur, punkta eða skástrik á milli orða.
ü Forðast skal að nota skammstafanir nema í einstaka tilfellum.
ü Dagsetningar skulu hafðar á forminu dd.mm. áááá.
Upplýsingar um ýmiss númer eru mjög mikilvæg í stofnuninni og því skal skrá númer þar sem við á í heiti máls, sem og viðeigandi reiti. Skal þá heiti máls byrja á viðkomandi númeri. Dæmi: NN689 – Tilkynning um afskráningu bílnúmers, 1778 – Skipateikningar
STAÐA*:
Mál er sjálfkrafa skráð Í vinnslu.
Einnig er hægt að velja um stöðuna Í bið.
FORGANGUR:
Ekki skyldusvæði.
ÁBYRGÐARAÐILAR:
Úrvinnsluaðili: Aðeins einn starfsmaður getur verið úrvinnsluaðili og ber hann ábyrgð á afgreiðslu máls.
Ábyrgðaraðili*: Aðeins einn starfsmaður getur verið ábyrgðaraðili og hann ber ábyrgð á framkvæmd máls.
Tengdir starfsmenn: Tengdir starfsmenn eru skráðir til að halda þeim upplýstum um framgang máls en þeir bera enga ábyrgð á framkvæmd máls.
Skrá skal ábyrgðaraðila þann starfsmann sem ber ábyrgð á þeim málaflokki sem málið fjallar um.
Allir ábyrgðaraðilar fá tilkynningar í tölvupósti um nýtt mál og skráð skjöl á málið.
Velja þarf starfsmenn úr nafnabók stofnunar.
Sé ekki vitað hver er ábyrgur fyrir máli við skráningu innkomins erindis skal skrá framkvæmdastjóra viðeigandi sviðs eða deildarsjóra, sem síðan ákveður nýjan ábyrgðaraðila og/eða úrvinnsluaðila og/eða tengda aðila.
UPPHAFSDAGSSETNING:
Ekki skyldusvæði.
TÍMAMÖRK MÁLS:
Ekki skyldusvæði, en ef tiltekin eru tímamörk í innkomnu erindi skal skrá þau, s.s. erindi frá Innanríkisráðuneyti.
TENGDIR AÐILAR:
Ekki skyldusvæði. Notist til að tengja skip og loftför sem viðskiptavin við mál.
EFNISORÐ:
Hægt er að bæta inn efnisorðum á mál úr efnisorðalista.
Ýmis númer eru stofnunni mikilvæg og eru skráð sérstaklega.
Algengustu tegundir númera eru:
ü Skipaskránúmer (1234)
ü Loftfaraskrá (1234 XX-XXX)
ü Skírteini einstaklinga (1234, 12345 misjafnt eftir starfstétt)
ü Skráningarnúmer bíla (AB123)
MÁLALYKLAR:
Skyldusvæði. Málalyklar eru forskráðir á mál stofnuð eftir málasniðmáti. Annars kemur upp valmynd þar sem hægt er að velja málalykil eftir númeraröð.
SENDA TÖLVUPÓST TIL :
Það er fyrirfram skilgreint að allir ábyrgðaraðilar máls fá tölvupóst um nýtt stofnað mál og um innkomin skjöl. Það þarf að velja nei eigi ekki að senda tilkynningar af tilteknu máli.
EÐLI AFGREIÐSLU:
Ekki skyldusvæði.
TEGUND MÁLS:
Ekki skyldusvæði.
GEYMSLUSTAÐUR SKJALA:
Ekki skyldusvæði, en skjalasafn stofnunar er dreift um húsnæði þess og því mikilvægt að skrá hvar skjöl eru varðveitt.
ATHUGASEMDIR:
Birtast undir yfirlits upplýsingum um mál.
ÖRYGGISSNIÐMÁT:
Ekki skyldusvæði.
Skjal
Eftirfarandi atriði erfast frá upplýsingum úr máli og þarf því ekki að eiga við:
Upplýsingar um staðsetningu , málalykill, Senda til.
HEITI*:
Mikilvægt er að efnislína skjals sé lýsandi fyrir efni skjalsins. Sé efnislína tilgreind í skjali, skal notast við þá efnislínu, annars er gott að hafa eftirfarandi atriði í huga við skráningu skjala:
– varðandi hvað
– varðandi hverja
– mikilvæg númer fyrir stofnunina
Þegar skjal er sótt inn í ONE birtist sjálfkrafa skjalaheiti þess með þeirri skráarendingu sem við á, t.d. .doc fyrir wordskjal, .pdf fyrir skannað skjal. Það þarf að muna að leiðrétta heiti í þessum tilfellum og taka út skráarendingu.
SKJALATEGUND:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
EFNISFLOKKUN:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
DAGSETNING*:
Skrá skal dagsetningu skjals, getur verið önnur en móttökudagsetning.
MÓTTÖKUDAGSETNING:
Sú dagsetning þegar skráning fer fram. Ekki skyldusvæði.
UPPLÝSINGAR UM SENDANDA:
Sá sem flytur inn skjal kemur sjálfkrafa upp sem sendandi. Þarna þarf að fara í flettiglugga og velja viðskiptavin, sé sendandi utanhúss.
SÉRMERKING:
Ekki skyldusvæði.
STAÐA:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
STAÐSETNING:
Ekki skyldusvæði, en mikilvæg skráning.
ÁBYRGÐARMAÐUR:
Ekki skyldusvæði.
TÍMAMÖRK:
Ekki skyldusvæði, en skal skrá ef tilgreind eru tímamörk í erindi.
Bréf
Eftirfarandi atriði erfast frá upplýsingum úr máli og þarf því ekki að eiga við:
Upplýsingar um viðtakanda, málalykill, höfund,
HEITI*:
Efnislína skal vera lýsandi fyrir innhald bréfsins. Sé efnislína tilgreind í skjali, skal notast við þá efnislínu, annars er gott að hafa eftirfarandi atriði í huga við skráningu skjala:
– varðandi hvað
– varðandi hverja
– mikilvæg númer fyrir stofnunina
Þegar skjal er sótt inn í ONE birtist sjálfkrafa skjalaheiti þess með þeirri skráarendingu sem við á, t.d. .doc fyrir wordskjal, .pdf fyrir skannað skjal. Það þarf að muna að leiðrétta heiti í þessum tilfellum og taka út skráarendingu.
Skjalategund:
Ekki skyldusvæði.
EFNISFLOKKUR:
Ekki skyldusvæði.
FUNDARBÓKUN:
Er ekki notað í kerfinu.
SKJAL SEM VERIÐ ER AÐ SVARA, HEITI SKJALS:
Ekki skyldusvæði.
SKJAL SEM VERIÐ ER AÐ SVARA, YTRA NÚMER SKJALS:
Ekki skyldusvæði.
SÉRMERKING:
Ekki skyldusvæði.
STAÐA:
Ekki skyldusvæði.
STAÐSETNING:
Ekki skyldusvæði.
ÁBYRGÐARMAÐUR:
Ekki skyldusvæði.
TÍMAMÖRK:
Séu tilgreind tímamörk í bréfi, er gagnlegt að skrá þau hérna líka.
EFNISORÐ:
Hægt er að sækja efnisorð úr lista.
SENDA TIL:
Ábyrgðaraðilar máls sjálfkrafa skráðir. Það þarf að velja að senda ekki, eigi það við.
ATHUGASEMD:
Möguleiki á að senda skilaboð til ábyrgðaraðila.
Skráningarupplýsingar sem erfast inn í bréf er efnislína frá heiti máls, dagsetning þegar bréf er búið til (muna þarf að leiðrétta, sé unnið í skjali í marga daga), málsnúmer, skammstöfun starfsmanns, nafn starfsmanns og starfsheiti.
Tölvupóstur
Nýr tölvupóstur í ONE opnast í Outlook. Málsnúmer erfist inn í Subject. Mikilvægt er að leyfa málsnúmeri að standa en bæta við lýsandi heiti fyrir innihald tölvupósts.
Mappa:
Heiti möppu lýsandi fyrir þann þau skjöls sem skal vista undir möppu. Möppur eru notaðar til að undirflokka viðamikil mál, t.d. safnmál.
Umsóknir af vef
Skráningaratriði á umsóknum sóttum á vef, hafa þegar verið skilgreind í bakvinnslu og því þarf ekki annað en að samþykka umsókn inn í ONE og samhliða stofnast mál utan um umsókn.
Starfsmaður skal leita aðstoðar hjá starfsfólki skjalasafns ef þurfa þykir.