Samningar

Allir samningar sem Samgöngustofa er aðili að eru skráðir í ONE.

Hver samningur fær sér mál í ONE og tegund máls skráð Samningur.

Málalyklar fyrir samninga:

00.05.00 Samningar – Almennt
00.05.01 Þjónustu- og rekstrarsamningar
00.05.02 Verktakasaminingar við verktaka SGS
00.05.03 Verktakasamningar utan SGS
00.05.04 Alþjóðaskuldbindingar

Málsaðili er sá aðili sem Samgöngustofa gerir samning við, þ.e. verksalinn.

•  Aðrir aðilar sem koma að samningi eru skráðir tengdir aðilar.

Heiti samingsmála byrjar ávallt á: Samningur – xxx

• Samræmd skráning auðveldar röðun í lista og þá raðast líkir samningar saman.

Efnisorð eru skráð.

Samningsmál er skráð í vinnslu meðan samningur er í gildi.

• Gildistími samnings er skráður í tímamörk máls.
• Ábyrgðaraðili lokar málinu ef ekki þarf að huga að gildistíma en heldur annars máli opnu meðan samningur er á gildistíma.
• Ábyrgðarmaður getur sett reminder á mál/samning í One sem er á gildistíma.

Tengja ný samningsmál við eldri samningsmál og ná þannig samfellu.

Aðgangsstýring að samningum er takmörkuð við yfirstjórn og fjármáladeild.

Ábyrgðaraðili samnings er framkvæmdastjóri þess sviðs sem samningur fellur undir, ásamt því að fjármálastjóri er tengdur starfsmaður.

Frumrit samninga er varðveitt á skjalasafni og undirritað eintak er skannað inn á mál.

• Ef samningur er útbúinn innanhúss er oftast einnig word útgáfa af samningnum á málinu
• Samskipti milli samningsaðila vegna samningagerðar, s.s. tölvupóstsamskipti, minnisblöð og bréf, eru vistuð á samningsmáli.
• Samningar unnir innanhús verði gerðir eftir stílsniði.

Með svona skráningu getur starfsmaður sem er ábyrgur fyrir samningi skoðað sína samninga með eftirfarandi hætti:

• Í mín mál getur hann raðað eftir málaflokki sem og öðrum atriðunum.
• Í ítarleit er hægt að takmarka við málalykil, starfsmann, efnisorð, stöðu o.s.frv.
• Leit er síðan hægt að varpa yfir í excel og raða upp að vild.