Starfsmannasamtöl – snerpusamtöl

Vinnustaðagreiningar síðustu ára hafa sýnt að starfsmenn vilja sjá breytingar á starfsmannasamtölum. Flestir vilja sjá styttri samtöl og betri eftirfylgni. Fyrsta tilraun til breytinga á starfsmannasamtölum var að stytta eyðublað starfsmannasamtala og færa viðtölin fram til febrúar til þess að eftirfylgni geti farið fram að hausti til. Í framhaldinu var aftur leitað álits og viðhorfs starfsmanna. Nú ætlum við að prufa að vinna eftir nýrri hugmyndafræði og taka upp svokölluð snerpusamtöl. Áhugasamir geta skoðað það sem Dr. Tim Baker skrifaði í bók sinni “The end of the performace review”.

Snerpusamtöl fara fram fjórum sinnum á ári, þó í einhverjum tilfellum tvisvar sinnum á ári. Þá setjast stjórnandi og starfsmaður niður til að ræða frammistöðu með skipulögðum hætti. Í samtölunum sem eru þematengd er m.a. rætt um starfsanda, styrkleika og hæfileika, tækifæri til vaxtar, þjálfunar og starfsþróunar, stöðugar framfarir og hvaðeina annað sem stjórnandi og starfsmaður telja að þurfi að ræða. Í snerpusamtölunum draga stjórnandinn og starfsmaðurinn sig meðvitað út úr hinu daglega amstri og ræða málin í stærra samhengi.

Snerpusamtölin eru tæki starfsmanns til að hafa áhrif á eigin starf og starfsþróun. Samtalið gerir stjórnandanum kleift að vinna með starfsmanninum að betri árangri og veita honum endurgjöf og hvatningu. Snerpusamtölin eru ekki ætlað að koma í stað reglulegrar endurgjafar eða umræðna um málefni líðandi stundar.

Snerpusamtölin eiga að vera uppbyggilegt og opinská samtöl. Sé það framkvæmt á faglegan hátt bætir það sambandið milli stjórnanda og starfsmannsins og er hvetjandi á báða bóga.

Undirbúningur fyrir starfsmannasamtalið

Mikilvægt er að starfsmaður undirbúi sig vel, skoði eyðublöðin og skrái hjá sér eigið mat og athugasemdir. Rétt er að taka fram að laun eru ekki til umræðu í þessum samtölum.

Framkvæmd

  1. Snerpusamtölin fara fram fjórum sinnum á ári;
    1. Samtal 1 – janúar til mars
    2. Samtal 2 – apríl til júní
    3. Samtal 3 – júlí til september
    4. Samtal 4 – október – desember
  2. Framkvæmdastjóri eða deildarstjóri tekur viðtöl við sína starfsmenn.
  3. Yfirmaður mun senda starfsmanni fundarboð með upplýsingum um tíma og staðsetningu fundarins. Starfsmaður þarf að gefa sér tíma til að undirbúa sig fyrir samtalið til að tryggja skilvirkni þess.
  4. Við upphaf snerpusamtals þurfa aðilar að ákveða hvor muni punkta niður hjá sér niðurstöður samtalsins á nýtt eyðublað. Í upphafi þarf að fylgja eftir síðasta samtali. Á meðan á samtalinu stendur fyllir sá aðili út eyðublaðið eftir því sem fram kemur í samtalinu og skráir síðan niðurstöður þess eftir starfsmannasamtalið á tölvutækt form og sendir hinum aðilanum, innan tveggja daga frá samtalinu. Eintak af starfsmannasamtalinu, undirskrifað af bæði starfsmanni og yfirmanni, þarf svo að skila til mannauðsstjóra, sem mun geyma það sem trúnaðarmál í læstri hirslu.
  5. Ef starfsmaður vill koma á framfæri atriðum sem hann einhverra hluta vegna treystir sér ekki til að ræða við yfirmann sinn getur hann rætt slíkt í trúnaði við mannauðsstjóra.

Eftirfylgni

Yfirmaður og starfsmaður munu taka að sér ákveðin verkefni og setja sér markmið í samtalinu. Báðir aðilar skulu fylgja eftir þeim ákvörðunum sem teknar voru í snerpusamtalinu en ábyrgðin mun hvíla á starfsmanninum sjálfum að leita eftir úrlausn sinna mála og ræða stöðu þeirra við sinn yfirmann. Í upphafi hvers samtals er síðasta samtal yfirfarið og samtalinu þar með fylgt eftir.

Farið verður með eyðublöðin sem trúnaðarmál. Eintök eru geymd á tölvutæku formi hjá viðkomandi yfirmanni, starfsmanninum sjálfum og útprentað eintak í læstri hirslu hjá mannauðsstjóra.. Ef eitthvað atriði starfsmannasamtalsins má ekki koma fram í samtölum á milli yfirmanna getur starfsmaður tekið það fram á eyðublaðinu, eins ef starfsmaður vil ekki að nýr yfirmaður hafi aðgang að síðasta samtali hans og fyrri yfirmanns.

Eyðublöðin

Nánari upplýsingar og aðstoð veitir mannauðsstjóri.