Starfsmannahandbók

Vinnutími
Opnunartími Samgöngustofu er frá kl. 9 á morgnanna til kl. 15.
Almennur vinnutími starfsfólks er frá kl. 8 – kl. 17, vinnuskil starfsfólk í 100% starfi eru 7,2 klst á dag (7 klst og 12 mín.)
Ítarlegri upplýsingar um vinnutíma má finna hér: Stytting vinnuvikunnar – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Heimavinna
Í stuttu máli er heimavinna heimil mest tvo daga í viku, háð verkefnum deildar og mönnun, skipulagt með samþykki yfirmanns. Nánar má lesa um heimavinnu í CCQ, VER-0040, Reglur um heimavinnu (fjarvinnustefna).

Matsalur – hádegismatur
Hádegismatur opnar 11:30 og er vanalega opið til 13:00, hægt er að kaupa með mat heim – talið við Bjössa eða Össa og pantið mat ef afgangur er. Ávextir eru alltaf í boði í matsalnum, drykkir, jógúrt og skyr o.s.frv. í litlum kæli er til sölu (kaup skráð í litlum skjá við matardiskana).

Prófíl myndir af starfsfólki
Starfsfólk fer í myndatöku við upphaf starfs. Það er öryggisatriði að geta flett upp samstarfsfólki og þekkt það í sjón. Prófíl-myndin er notuð í innanhúss tölvupósti, teams og á aðgangskorti starfsmanns. Hægt er að sjá lista með nafni, starfsheiti og ljósmynd hér á innri vefnum. Prófíl mynd er einnig notuð á nafnspjöld ef slík eru prentuð.

Nafnspjöld
Pöntuð hjá mannauðsdeild ef þarf, sendið skilaboð á laun@samgongustofa.is

Öryggismyndavélar
Verklag um öryggismyndavélar er í CCQ VER-0389

Samgönguáætlun
Stefnumótun stjórnvalda í samgöngumálum er birt í samgönguáætlun.
Á heimasíðu Samgöngustofu eru frekari upplýsingar um samgönguáætlun, hlekkjað á lög, skýrslur og nýlegustu samgönguáætlun.
Samgönguáætlun | Samgöngustofa (island.is)

Umferðaröryggisáætlun
Umferðaröryggisáætlanir sveitarfélaga miða að því að auka vitund um umferðaröryggismál meðal forráðamanna sveitarfélaga og almennings. Í felst að greina stöðuna, finna slysstaði, setja markmið og gera aðgerðaráætlun. Frekari upplýsingar og leiðbeiningar um gerð umferðaröryggisáætlana er að finna á heimasíðu Samgöngustofu.
Umferðaröryggisáætlun | Ísland.is (island.is)

Öryggisáætlun sjófarenda (Siglingaöryggisáætlun)
Samgöngustofa annast framkvæmd áætlunar um öryggi sjófarenda og siglingaráð hefur eftirlit með framgangi hennar og stuðlar að samstarfi þeirra aðila sem að málinu þurfa að koma.
Frekari upplýsingar og hlekk á áætlun um öryggi sjófarenda er á heimasíðu stofnunarinnar.
Öryggisáætlun sjófarenda | Ísland.is (island.is)

Flugöryggisáætlun
Í flugöryggisáætlun eru sett fram afmörkuð verkefni er varða stefnu og markmið landsins í öryggiskröfum, áhættustjórnun öryggis, öryggistryggingu og miðlun þekkingar og þjálfun. Markmiðið er að ná viðunandi stigi öryggis í öllum þáttum samgöngukerfisins er varðar flug.
Á heimasíðu stofnunarinnar eru frekari upplýsingar og hlekkur á áætlunina.
Flugöryggisáætlun | Ísland.is (island.is)

Samgöngustefna og samgöngustyrkur
STE-0011 í CCQ gæðahandbók

Heilsustyrkur
VER-0239 í CCQ gæðahandbók

Farsímatæki, símreikningur, net heim – reglur
Verklag vegna símtækja og tölvutenginga
VER-0285 í CCQ gæðahandbók.

Betri vinnutími – stytting vinnuvikunnar
Vinnuvika hjá Samgöngustofu er 36 klst., þar sem starfsfólk kaus á sínum tíma þá leið að taka fulla styttingu. Frekari upplýsingar má finna t.d. á sér síðu hér á innri vefnum:
Stytting vinnuvikunnar – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

EKKO stendur fyrir einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi.
Stefna og áætlun Samgöngustofu er að finna inní CCQ og er verknúmerið STE-0015.
Þú getur leitað til stjórnenda, mannauðsdeildar, trúnaðarmanna eða annara sem þú treystir. Þá er einnig hægt að leita til EKKO veitu Auðnast á netfangið trunadur@audnast.is.
Senda má inn líka nafnlausa ábendingu inná Bendil sem er að finna á innri vef Samgöngustofu.

Gæðamál
Gæðahandbók Samgöngustofu er CCQ og hlekkur á hana er aðgengilegur á forsíðu innri vefsins.
Eldri gæðahandbók hét Gæska
Fleiri kerfi tengd gæðamálum eru t.a.m. One skjalakerfi og Centrik úttektarkerfi

Öryggismál
Öryggisstjóri Samgöngustofu er Hávarður Hjaltason, hann gegnir einnig hlutverki brunastjóri.
Aðbúnaður og hollustuhættir
Öryggisnefnd – öryggistrúnaðarmaður og öryggisfulltrúi
Öryggisnefnd Samgöngustofu er skipuð skv. 6. gr. laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og starfar samkvæmt þeim lögum og reglugerð r. 920/2006 um skipulag og framkvæmd vinnuverndarstarfs à vinnustöðum. Öryggisnefndin er skipuð 4 fulltrúum, 2 fulltrúum starfsmanna og 2 fulltrúum stofnunarinnar.

Hlutverk öryggisnefndar skv. reglugerð r. 920/2006 um skipulag og framkvæmd vinnuverndarstarfs á vinnustöðum:

• Öryggisnefnd skal taka til umfjöllunar mál er varða aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum, sbr. einnig V. kafla reglugerðar þessarar. Nefndin skal sérstaklega taka til umfjöllunar slys, óhöpp og atvinnusjúkdómstilfelli með það fyrir augum a finna orsakir og koma með tillögur um úrbætur svo koma megi í veg fyrir endurtekningu.
• Öryggisnefnd tekur þátt í gerð áætlunar um öryggi og heilbrigði á vinnustað, sbr. 65.-66. gr. laga nr. 46/1980, um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum með síðari breytingum. og VIll. kafla reglugerðar þessarar, og fylgjast með því.

Frekari upplýsingar um öryggisnefnd eru hér á innri: Öryggisnefnd – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Öryggismyndavélar
Verklag um öryggismyndavélar hjá Samgöngustofu er í CCQ
VER-0389
Stafrænar öryggismyndavélar eru staðsettar innan- og utanhúss hjá stofnuninni. Rafræn vöktun þjónar þeim tilgangi að varna því að farið sé um húsið í leyfisleysi, eigur skemmdar eða stolið. Myndavélar utanhúss beinast að bílastæðum og dyrum hússins. Innanhúss eru myndavélar í almennum rýmum, þ.e.a.s. stigagangi, mötuneyti og göngum en ekki inn á skrifstofum og salernum. 
Myndefni er einungis skoðað ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. slys, þjófnaður, skemmdarverk eða árekstrar á bílastæði. Vöktunin er í samræmi við lög og reglur um rafræna vöktun nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónupplýsinga. Einungis tilgreindir starfsmenn hafa aðgang og heimild til þess að skoða myndefni sem vistað er mest í 30 daga og eytt að þeim tíma loknum.

Rýmingaráætlun
VER-0081 – hlekkur á CCQ
Mikilvægt er að kynna sér rýmingaráætlun Ármúla 2 – í áætluninni eru brunateikningar hverrar hæðar þar sem brunaútgangar eru merktir sérstaklega inná. Brunateikningar hanga einnig í ramma í miðrými á hverri hæð.
Þegar brunabjalla fer af stað skal rýma stofnunina. Starfsfólk gengur út á söfnunarsvæðið á bílastæðið sem snýr að Háaleitisbraut og yfirgefa ekki söfnunarsvæðið nema með fullri vitund brunaöryggisstjóra.
Rýmingarstjóri í hverri álmu skal gæta að hvort allt starfsfólk hafi komist út.
Slökkvilið kemur og tekur yfir stjórn á aðgerðum, brunaöryggisstjóri gefur upplýsingar um hvort og þá hve margt starfsfólk eða gestir hafi orðið eftir inni og hugsanlega staðsetningu þeirra.

Trúnaðarmenn stéttarfélaga
Sjá lista hér á innri vefnum: Stéttarfélög og trúnaðarmenn – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Jafnréttisnefnd, jafnréttisáætlun og jafnréttisfulltrúi
Jafnréttisnefnd er tengiliður milli starfsfólks og yfirstjórnar, fylgir eftir aðgerðaráætlun jafnréttisáætlunar stofnunarinnar og tekur þátt í að fara yfir árleg gögn varðandi stöðu kynjanna innan Samgöngustofu. Nefndin vinnur í umboði yfirstjórnar og skal hafa formlegan fundavettvang. Jafnréttisnefnd getur ávallt kallað til mannauðsstjóra inn á fundi sína og óskað eftir gögnum. Nefndin skal skipuð a.m.k. fjörum starfsmönnum, þar af einn jafnréttisfulltrúi. Frekari upplýsingar eru hér á innri vefnum:
Jafnréttisnefnd – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Bendill
Bendill er heiti ábendingarhnapps starfsfólks. Bendill er hluti af CCQ kerfinu. Hægt er að skrá ábendingar inn undir nafni eða með algerri nafnleynd. Hægt er að velja ákveðin málefni, þá ratar ábendingin beint til skilgreinds ábyrgðaraðila. Bendil er hægt að opna með að smella á hnapp á forsíðu Innri vefs.

Einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi og önnur ótilhlýðileg háttsemi
Einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni og ofbeldi nokkurs konar ætti aldrei að líðast og hefur Samgöngustofu skráða stefnu og aðgerðaráætlun vegna þessa í CCQ gæðakerfinu. Þar eru skráðar skilgreiningar þessa hugtaka og farið yfir hvernig bregðast eigi við aðstæðum þar sem einstaklingur eða hópur starfsfólks telur sig verða fyrir slíku.
Öll eru hvött til þess að kynna sér vel stefnuna og áætlunina.
STE-0015

Starfsmannasamtöl og endurgjöf
Samgöngustofa notast við kerfið Samtal til að halda utan um starfsmannasamtöl. Starfsfólk skráir sig inn með rafrænum skilríkjum þar sem það hefur aðgang að sínum eigin samtölum. Yfirmenn hafa aðgang að samtölum sem þeir hafa átt við sitt fólk.
Fyrirkomulag starfsmannasamtala eru frá 2024, eitt samtal á ári.
Hlekkur á kerfið er samtal.advania.is

Veikindi (sjúkrasjóðir ofl.)
Veikindaréttur er skilgreindur í kjarasamningum og við mat á veikindarétti (lengd) fer að mestu eftir starfsaldri. Hægt er að nálgast upplýsingar um skráð veikindi og veikindarétt í Vinnustund eða hjá mannauðsdeild (laun@samgongustofa.is). Einnig geta einstaklingar leitað eftir upplýsingum um veikindarétt hjá stéttarfélagi, en flest stéttarfélög hafa bjóða og veita heilsustyrki og hafa virkan sjúkrasjóð. Sjúkrasjóður margra stéttarfélaga greiðir laun til starfsfólks sem hefur fullnýtt sinn launaða veikindarétt en ekki náð heilsu til að mæta til starfa.

Orlof
Starfsfólk ávinnur sér orlof skv. kjarasamningi. Full orlofsávinnsla í 100% starfi er mest 30 dagar á ári (skráð sem 240 klst í Vinnustund sem þýðir að deila þarf með 8 til að fá út fjölda daga (80 klst af orlofi = 10 vinnudagar í orlofi).
Hægt er að sjá upplýsingar um stöðu orlofs hverju sinni í Vinnustund. Einnig velkomið að leita eftir frekari upplýsingum hjá mannauðsdeild (laun@samgongustofa.is).

Fjölbreytileiki innan starfshóps (diversity)
Aukinn fjölbreytileiki styrkir vinnustaði og eykur samkeppnishæfni þeirra. Ávinningur vinnustaða af fjölbreytileika er mikill því með fjölbreyttum mannauði eru vinnustaðir betur í stakk búnir að takast á við fjölbreyttar áskoranir til dæmis í rekstri, framleiðslu og þjónustu. Fjölbreytileika á vinnustað geta fylgt áskorarnir, t.d. Fjölbreytileika á vinnustað geta fylgt áskorarnir, t.d. tungumála- og menningarlega, því er mikilvægt að fólk þekki sitt hlutverk og stöðu og að fólk muni að hver og einn á sitt einkalíf utan vinnu. Í jafnréttisáætlun er fjallað um atriði sem tengjast m.a. fjölbreytileika.

Fundarmenning
Skilgreindur vinnutími Samgöngustofu er skv. ráðningarsamningum frá kl. 8 á morgnanna til kl. 17 virka daga. Það er því skilgreindur rammi til að inna af hendi daglega vinnuskyldu. Opnunartími Samgöngustofu er frá kl. 9 á morgnanna til kl. 15 á daginn, virka daga og virðast flestir fundir bókaðir á þeim tíma, þó að vissulega megi nýta tímann frá 8 til 17.
Bóka skal fundarherbergi fyrirfram og kurteisi er að bóka fólk með nokkrum fyrirvara eða eiga samtal ef bóka þarf fund með skömmum fyrirvara.
*Umgengnisreglur um fundarherbergi

Tímastjórnun
Það skiptir sköpum að finna og viðhalda góðu jafnvægi milli vinnu og einkalífs. Tímastjórnun getur verið mjög gott og gagnlegt verkfæri til að nýta tíma sinn vel og skipulega og setja sér mörk.
Á heimasíðu Virk má finna mörg góð ráð.
Auk þess eru heilmörg ráð að finna á netinu ef leitað er eftir tímastjórnun eða time management.

Viðmið um góða starfshætti
Ríkisstarfsmenn starfa í þjónustu ríkisins og ber fyrst og fremst að virða stjórnarskrá, lög og grunnreglur lýðræðis og mannréttinda. Einnig skal starfsfólk ríkisins leggja sig fram um að sinna starfi sínu af alúð, trúmennsku, heiðarleika og ábyrgð.
Starfsumhverfi ríkisins | Mannauðstorg ríkisins (island.is)

Vellíðan á vinnustað – almenn fræðsla
Í starfsmannalögum, vinnuverndarlögum o.fl. er vel undirstrikað að vinnustaðir skulu gæta að heilsu og vellíðan starfsfólks.

Andleg heilsa – almenn fræðsla
Mikilvægt er að gæta að andlegri heilsu jafnt sem líkamlegri.

Atvinnusjúkdómar
Starfsfólk sem telur sig vera með atvinnusjúkdóm skal tilkynna það atvinnurekanda og leita til læknis. Mikilvægt er að upplýsa atvinnurekanda sem fyrst þegar einkenni gera vart við sig til að gefa honum tækifæri á að grípa til nauðsynlegra aðgerða til að koma í veg fyrir hugsanlega áhættuþætti.*
Skilgreiningu atvinnusjúkdóma má lesa hér:
Atvinnusjúkdómar – Vinnueftirlitið (vinnueftirlitid.is)

Húsnæðið
Aðalstarfsstöð Samgöngustofu er í Ármúla 2, þar starfar flest starfsfólk.
Á Ísafirðir eru tveir starfsmenn siglingasviðs,
á Akureyri einn starfsmaður siglingasviðs,
í Vestmannaeyjum tveir starfsmenn skrifstofu forstjóra.
Í Nauthólsvík eru tveir braggar í eigu stofnunarinnar. Annar er notaður sem geymsla, hinn kallast Flugröst og er innréttaður sem fundar- og eða veislusalur sem starfsfólki býðst að leigja gegn þrifagjaldi. Hafið samband við mannauðsdeild til að bóka Flugröst hvort heldur sem er fyrir fund eða einkaviðburð.

Fundarherbergi
Finna má lista og myndir með upplýsingum um fundarherbergi hér á innri vefnum.
Fundarherbergi – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Mötuneyti
Starfrækt er mötuneyti í húsnæði Samgöngustofu í Ármúla 2, heitur matur er í hádeginu á virkum dögum, opið er 11:30 til 13:00. Hægt er að kaupa afgang með heim. Í mötuneytinu er kælir þar sem hægt er að kaupa jógúrt, skyr, drykki og kaldan hafragraut. Ávextir eru í boði í matsalnum án endurgjalds.
Verð fyrir hádegisverð er 621 kr. út árið 2023 en verður 800 kr. árið 2024, starfsfólk skráir sjálft kaup á máltíðum (ekki áskrift).

Sturta og búningsaðstaða og salerni
Á lóð Ármúla 2 er lítið hús sem kallast baðhúsið. Þar eru sturtur og búningsaðastaða fyrir starfsfólk. Húsið er tvískipt og hafa karlar aðgang að þeim hluta hússins sem er nær aðalbyggingu og konur aðgang að þeim hluta hússins sem er nær bílastæðinu. Báðu megin eru fjórar sturtur, eitt salerni og almenn búningsaðstaða auk nokkurra læstra munaskápa sem nota má á meðan fólk er í húsinu. Beggja megin á einnig að vera hægt að hengja af sér og þurrka blaut föt t.d. ef fólk ferðast til vinnu á reiðhjóli.
Mannauðsstjóri sér um húsnæðismál og óskast ábendingar eða óskir um breytingar á aðstöðu í baðhúsinu sendar til mannauðsstjóra eða húsvarðar.

Hjólageymsla og aðstaða
Læst gerði er á bílastæði Ármúla 2, við baðhúsið. Inni í gerðinu eru hjólabogar. Einnig eru hjólabogar framan við aðalinngang Ármúla 2 (Háaleitisbrautarmegin). Samgöngustofa hefur gullvottun frá Hjólafærni og á almenn aðstaða fyrir hjólandi að vera góð. Á fyrstu hæð við starfsmanna inngang af bílastæði við baðhúsið á að vera hjólapumpa. Í anddyri við aðalinngang eiga að vera til helstu verkfæri fyrir minniháttar hjólreiðaviðgerðir.

Öryggiskerfi, læsing hurða inn á ganga, aðgangur að Ármúla 2 utan vinnutíma
Allt starfsfólk á að hafa sitt eigið aðgangskort með nafni, deild og mynd. Öryggiskerfi hússins er stillt þannig að hurðir inn á ganga eiga að lokast og læsast kl. 16 á daginn. Eftir kl. 18 eru hurðir læstar þannig að hver og einn kemst á sinn gang og að sjálfsögðu inn og út úr húsinu. Matsalur læsist eftir kl. 18 sem og aðgangur inn á aðra ganga. Utan vinnutíma kemst starfsfólk inn í húsið og inn á sinn gang. Ekki þarf að tilkynna öryggisgæslu um komu í húsið en gæta vel að því að hafa kortið á sér og að útidyrahurð læsist þegar húsið er yfirgefið.
Sjá nánari upplýsingar í CCQ;
Aðgangskerfi / Öryggiskerfi Samgöngustofu (VER-0150) (ATH skjal ekki útgefið?)

Staðsetning starfsfólks í húsi
Unnið er að því að útbúa myndir eða kerfi þar sem hægt að er fletta fólki upp og sjá nákvæma staðsetningu þess í Ármúla 2.

Innranetið
Innri vefur Samgöngustofu er upplýsingasíða fyrir starfsfólks. Þar er að finna hlekki á helstu forrit og síður sem starfsfólk notar í daglegum störfum. Einnig eru birtar fréttir er varðar starfið, bæði innanhúss og útá við, planið er sýnilegt á forsíðu, sem og matseðill og næstu afmælisdagar starfsfólks.

Vinnustund
Vinnustund heldur utan um allar tímaskráningar starfsfólks, viðveru, orlofs- og veikindarétt o.s.frv.
Þar fylgist starfsfólks með tímaskráningum sínum – og leiðréttir ef þarf. Orlofsbeiðnir eru skráðar af starfsfólki og samþykktar af næsta yfirmanni. Hægt er að fletta upp viðveru fólks og skoða eigin fjarvistarskráningar, orlofsréttindi og veikindarétt.
Smástund
Er síma forrit beintengt Vinnustund sem gerir notendum kleift að stimpla sig inn og út í gegnum farsíma, einnig er hægt að leiðrétta færslur og sjá stöðu orlofs og matarinnkaupa skv. matráði.
Smástund er hægt að sækja í appstore og playstore, númerið 1020 tengir mann við Samgöngustofu. Leitið til mannauðsdeildar eftir aðstoð.

Verkbókhald
Bókhaldið rekur og heldur utan um verkbókhald stofnunarinnar. Hver og einn skráir sína tíma skv. skipulagi sinnar deildar. Mikilvægt er að verk og verkefni sem eru í útseldri vinnu sé rétt skráð því reikningar eru útbúnir eftir upplýsingum skráðum í verkbókhaldið. Hafið samband við bókhaldið fyrir frekari upplýsingar.

CCQ gæðahandbók
CCQ er innra gæðakerfi stofnunarinnar. Í kerfinu er gæðahandbók sem geymir öll gæðaskjöl stofnunarinnar, ábendingakerfið Bendill fyrir innri og ytri ábendingar og utanumhald innri úttekta.
One málakerfi – leiðbeiningar
One málakerfið er til að halda utan um ákvarðanir sem teknar eru hjá Samgöngustofu og aðgerðir sem þarf að skrá. Málsskjöl sýna gang máls og ákvarðanirnar sjálfar. Kerfið er til að uppfylla kröfur sem Samgöngustofa þarf að sinna samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og reglur sem Þjóðskjalasafn setur í krafti þeirra, stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og öðrum lögum og reglum sem lúta að skjalastjórnun. Málakerfið er stjórnunarkerfi og nýtist einnig til stuðnings við úrlausn mála, til að móta stjórnsýluvenjur innan stofnunar og til að geyma stofnanaminni. Þá er málakerfið nauðsynlegt til að varðveita krítísk skjöl í rekstri Samgöngustofu, eins og samninga.
Gæska – Eyðublöð, umsóknir.
Í Gæsku er að finna öll eyðublöð, þ.m.t. gátlista og umsóknir sem birtast á ytri vef stofnunarinnar.
Bókasafn
Deild stjórnunarkerfa og alþjóðamála ber ábyrgð á one málakerfinu og annast alla kennslu.
Jira (fræðsla)
Centrik (fræðsla)

Tölvuhjálp
Kerfisrekstur Samgöngustofu notar Jira helpdesk til að halda tölfræði um bilana og aðstoðarmál, því skal senda allar beiðnir um lagfæringar eða slíkt á tolvuhjalp@samgongustofa.is

Prentarar
Prentarar í miðrýmum eru læstir, þ.e.a.s. prentskipun fer ekki af stað nema viðkomandi starfsmaður noti aðgangskortið sitt (eða aðgangsorð og lykilorð), skrá sig inn í prentarann, velji verk sem á að prenta og setji prentun af stað. Prent skipun lifir í 24 klst. Einnig er vert að minnast á að prenta eingöngu þau skjöl sem þarf að prenta, prenta ekki í lit nema þurfi og prenta beggja megin á blaðsíðurnar til að spara pappír.

VPN tenging
Starfsfólk sem hefur skipulagt heimavinnu skal tengjast gegnum vpn þegar unnið er með vinnugögn sem vista skal á læstu drifi/skýi. Forrið í tölvuninni heitir “Cisco secure client” sem notar appið Duo í farsíma til staðfestingar.

Í lok árs 2023 var Office 365 tekið í notkun, í byrjun árs 2024 verða haldin námskeið fyrir starfsfólk og í framhaldinu settar inn frekari leiðbeiningar (eða hlekkir) fyrir helstu forrit hér að neðan.
Drifin, sér- og sameiginleg (kynning á skipulagi)
Outlook
One Notes (innan deilda)
Sharepoint (innan deilda)
Lotus Notes (innan deilda)

Fleiri forrit, sérkerfi og upplýsinga síður:
Tölfræðivefur Samgöngustofu
Vefir Samgöngustofu
Ökutækja, skipa og loftfaraskrá (fræðsla)
Ekja, ökutækjaskrá
Erlend skráningarskírteini

Farsýslan
Starfsmannafélag Samgöngustofu ber heitið Farsýslan, félagsgjald er 1.500 kr., dregið af launum mánaðarlega. Allar frekari upplýsingar um félagið eru á sér síðu hér á innri vefnum:
Starfsmannafélagið Farsýslan – Samgöngustofa (samgongustofa.is)
Einnig eru starfandi nokkur smærri sér skemmti-félög starfsfólks t.a.m.
Golfsýslan – heldur árlega golfmót starfsfólks, yfirleitt ca. í ágúst eða september. Auglýst með góðum fyrirvara með tölvupósti á allt starfsfólk.
Samgöngugarpar. Bjössi kokkur er duglegur að drífa fólk af stað í gönguferðir um fell og foldir í passlegri fjarlægð við höfuðborgarsvæðið. Yfirleitt gengið 1x í viku, þriðjudaga kl. 17. Ekki auglýst sérstaklega en nokkuð virk facebook síða: Samgöngugarpar | Facebook

Myndefni frá skemmtunum starfsfólks
Inná sameiginlega K: drifinu er að finna nokkuð af ljósmyndum frá skemmtunum starfsfólks og t.d. ljósmyndakössum frá árshátíðum og stærri skemmtunum starfsmannafélagsins.
K:\Ljósmyndir

Múmínbolli, merktur kaffibolli.
Þegar starfsfólk flutti í Ármúla 2 gaf starfsmannafélagið öllum Múmínbolla merktan með nafni. Samgöngustofu tók svo við keflinu og afhendir nú starfsfólk merktan Múmínbolla eftir ca. 6 mánuði í starfi. Bollarnir eru ekki bara fallegir heldur einnig hvatning til þess að nota fjölnotamál.

Hvað er planið?
Planið er lifandi dagatal sem er í stöðugri birtingu á innri vefnum. Þar birtast upplýsingar er varðar allt starfsfólk, verkefni allra sviða og allra deilda. Til að það blómstri sem mest þarf samstarf við alla stofnunina. Því óskar samskiptadeild eftir því að fólk skoði vel hvaða verkefni gætu mögulega átt erindi við aðra. Stundum bara okkur hin sem hér störfum, en stundum einnig við fólk utanhúss, hagaðila eða almenning. Ábendingar um efni á “hvað er planið?” óskast sendar á samskipti@samgongustofa.is. Þetta geta verið mál sem varða til dæmis nýjungar, breytingar, þjónustu, innra starf, árleg verkefni, úttektir, samfélagsmál, samvinnumál, mannauðsmál, fræðslumál, mannlega þáttinn og fleira.

Framkvæmdastjórn – fundargerðir
Framkvæmdastjórn Samgöngustofu fundar yfirleitt einu sinni í viku. Fundargerðir funda eru aðgengilegar í One skjalakerfi, flokkað eftir almanaksárum. Heiti málsins (safnmappa fundargerða hvers ár) heitir “Fundargerðir – framkvæmdastjórn áááá” mál ársins 2023 er nr. 22121174

Jafnlaunavottun
Jafnlaunastjórnunarkerfi – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Meginmarkmið jafnlaunavottunar er að vinna gegn kynbundnum launamun og stuðla að jafnrétti kynjanna á vinnumarkaði. Samkvæmt lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna skal jafnlaunavottun byggjast á Jafnlaunastaðlinum ÍST 85:2012. Samgöngustofa hefur byggt upp jafnlaunastjórnunarkerfi sem á að tryggja að málsmeðferð og ákvörðun í launamálum byggist á málefnalegum sjónarmiðum og feli ekki í sér kynbundna mismunun.

Vottunaraðili metur hvort öll skilyrði staðalsins hafi verið uppfyllt, Samgöngustofa hlaut fyrst vottun 10. ágúst 2020, kerfið er tekið út af vottunaraðila árlega.

Frekari upplýsingar um jafnlaunastjórnunarkerfið og gögn sem því tengjast eru aðgengilega hér á innri vefnum:
Jafnlaunastjórnunarkerfi – Samgöngustofa (samgongustofa.is)

Starfsfólk er hvatt til þess að senda inn athugasemdir og spurningar varðandi kerfið, einnig má senda inn almennar spurningar og eða hugmyndir.
Nota má Bendil (ábendingarhnapp CCQ) eða senda póst á netfangið; laun@samgongustofa.is

Kjarasamningar ríkisins
Starfsfólk ríkisins eiga rétt á launum skv. kjarasamningi (sjá nánar í 9. og 47. gr. starfsmannalaga).
Ríkið gerir kjarasamninga á grundvelli laga um kjarasamninga opinberra starfsmanna og laga um stéttarfélög og vinnudeilur.
Fjármála- og efnahagsráðherra skipar samninganefnd ríkisins. Kjara- og mannauðssýsla ríkisins starfar í umboði ráðherra og er í forsvari fyrir ríkið sem vinnuveita.
Stéttarfélög fara með eigið samningsumboð.
Í miðlægum kjarasamingi er samið um vinnutíma, orlof, veikindarétt o.s.frv. auk almennra launahækkana á launatöflu. Forsendur launasetningar (launaröðun) er í stofnanasamningi.

Ýmislegt um launaafgreiðslu
Mánaðarlaun eru greidd eftirá fyrsta virkan dag hvers mánaðar næst á eftir vinnumánuði (1. febrúar eru greidd mánaðarlaun fyrir janúar). Þá eru einnig greidd laun fyrir yfirvinnu, vaktaálög, ferðakostnað, akstursgjald og aðrar greiðslur fyrir tímabilið frá 16. degi mánaðar til 15. dags mánaðar næst á undan greiðsludegi.
Mannauðsdeild sér um launavinnslu.

Ráðningar
Laus störf hjá Samgöngustofu eru auglýst á starfatorgi og öðrum miðlum.
Reynslutími starfsfólks hjá Samgöngustofu er 6 heilir mánuðir og er gagnkvæmur uppsagnarfrestur á þeim tíma 1 mánuður. Eftir reynslutímabil er uppsagnafrestur 3 mánuðir. Uppsögn miðast við mánaðarmót. Þessi ákvæði um uppsagnarfrest eiga við nema um annað sé samið í kjaraamningi.

Starfslok
Starfslok geta verið af ýmsum ástæðum en ávallt þarf að gæta að yfirfræslu þekkingar, skila vinnutækjum og gögnum, aðgangskorti o.þ.h. Næsti yfirmaður og mannauðsdeild þurfa að gæta að ákveðnum atriðum sem finna má í verklagi/gátlista XX.
* Reynslutími ekki framlengdur
* Uppsögn af hálfu stofnunar
* Uppsögn af hálfu starfsmanns
* Uppsögn vegna aldurs
* Tímabundin ráðning rennur sitt skeið
* Tímabundin ráðning ekki framlengd
Við starfslok er vanalega haldið kveðjukaffi. Þegar fólk hættir vegna aldurs er yfirleitt öllu samstarfsfólki hjá stofnuninni boðið í kveðjukaffið og sá sem er að láta af störfum fær starfslokagjöf og blómvönd sem mannauðsdeild sér um að kaupa.
Við starfslok vegna annarra ástæðna en vegna aldurs er venjan að bjóða helsta samstarfsfólki í kveðjukaffi.

Ferðabeiðni
Verklagsreglur og eyðublöð vegna ferðalaga starfsfólks, erlendis og innanlands er að finna í gæðahandbók CCQ.
Verklag vegna ferða erlendis VER-0121
Verklag vegna ferða innanlands VER-0367
Greiðslur dagpeninga og verklag um ferðir tekur mið af reglum og upphæðum frá ferðakostnaðarnefnd ríksins, sjá ítarlegri upplýsingar hér: Stjórnarráðið | Ferðakostnaður (stjornarradid.is)

Fyrstu daga í starfi er nýliðafræðsla í höndum deildarstjóra eða næsta yfirmanns og samstarfsfólks.
Mannauðsdeild býður starfsfólki á svokallað nýliðafræðslu stuttu eftir upphaf starfs, þar er farið yfir mörg helstu atriði í starfsmenni innanhúss og málum sem snúa að starfsfólki.

Framtíðarstefna Samgöngustofu
Heildarstefna Samgöngustofu fyrir tímabilið 2022 til 2024 er vegvísir til þeirrar framtíðar sem við viljum byggja á komandi árum. Framtíðarsýnin vísar til þess að Samgöngustofa ætlar að vera samferða á þessari leið, bæði ytri hagaðilum og starfsfólki í að gera gott samfélag enn betra og öruggara í okkar helstu samgöngumátum. Stefnan og stefnuáherslur eru settar fram byggt á áðurnefndum fjórum meginverkefnum stofnunarinnar. Þær varða leiðina sem fram undan er og við ætlum okkur að feta. Hlutverk alls starfsfólks er að taka höndum saman um að framtíðarsýnin verði að veruleika. 
Framtíðarstefna Samgöngustofu er aðgengilega starfsfólki sem og ytri samstarfsaðilum á lifandi stefnuvef (samgongustofa.stefna.is) Samgöngustofa – Samferða (2021-2024) (samgongustofa.is)

Hlutverk og gildi
Hlutverk Samgöngustofu er að stuðla að öruggum samgöngum og tökum tillit til þess að þær séu sjálfbærar, greiðar og hagkvæmar og taka mið af samfélags- og umhverfislegum þáttum.
Samgöngustofa starfar samkvæmt lögum, reglugerðum og alþjóðaskuldbindingum sem gilda á hverjum tíma.
Fjögur meginverkefni ná jafnt til flugs, siglinga og umferðar á landi: Stjórnsýsla, þjónusta og upplýsingamiðlun, leyfisveitingar og eftirlit og innra starf.
Gildi Samgöngustofu eru: jákvæðni, fagmennska, traust og virðing.

Ársskýrsla Samgöngustofu
Á heimasíðu stofnunarinnar er hægt að nálgast eldri ársskýrslur allt frá árinu 2014 (fyrsta heila rekstrarár Samgöngustofu sem formlega var stofnuð 1. júlí 2013).
hér er hlekkur á nýlegustu ársskýrslu:
Árið 2022
Eldri skýrslur eru á samgongustofa.is undir útgefið efni.

Skipulag og mannauður
Skipurit Samgöngustofu má sjá hér á mynd, skrifstofa forstjóra og stjórnsýsla eru stoðsvið. Flug, siglingar og umferð eru fagsvið. Hjá stofnuninni starfar fólk með mjög fjölbreytta starfsreynslu og menntun, alls um 140 manns, meðalaldurinn er um 49 ár og kynjahlutfall 57% karlar, 43 konur.

Framkvæmdastjórn
Framkvæmdastjórn skipa forstjóri og framkvæmdastjórar sviða.
auk þeirra sitja vikulega framkvæmdarstjórnarfundi mannauðsstjóri, fjármálastjóri, gæðastjóri, samskiptastjóri og deildarstjóri upplýsingatæknideildar.

Forstjóri – Jón Gunnar Jónsson
Framkvæmdastjóri stjórnsýslu – Kristín Helga Markúsdóttir
Framkvæmdastjóri flugs – Páll S Pálsson
Framkvæmdastjóri siglinga – Geir Þór Geirsson
Framkvæmdastjóri umferð – Harpa Þuríður Böðvarsdóttir
Mannauðsstjóri – Ólöf Friðriksdóttir
Fjármálastjóri – Rut Hreinsdóttir
Gæðastjóri – Díana Björk Eyþórsdóttir
Samskiptastjóri – Þórhildur Elín Elínardóttir
Deildarstjóri upplýsingatæknideildar – Lárus Long

Starfsumhverfi ríksins er að miklu leyti rammað inn af lögum og reglum, heimasíðan Mannauðstorg.is er nokkuð aðgengileg og þar er hægt að kynna sér flesta þætti starfsumhverfis ríkisins, t.a.m. meðferð mannauðsmála, hlutverk aðila og viðmið um góða starfshætti.
Mannauðstorg.is
Mannauðstorg ríkisins | Aðstoð fyrir Ísland.is (island.is)

Lög sem heyra undir Samgöngustofu
Lög um réttindi og skyldur opinb. starfsmanna
70/1996: Lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins | Lög | Alþingi (althingi.is)
Lög um opinber fjármál
123/2015: Lög um opinber fjármál | Lög | Alþingi (althingi.is)
Stjórnarsáttmáli
núgildandi stjórnarsáttmála má nálgast hér: Stjórnarráðið | Sáttmáli um ríkisstjórnarsamstarf Framsóknarflokks, Sjálfstæðisflokks og Vinstrihreyfingarinnar – græns framboðs (stjornarradid.is)
Fjármálaáætlun
Almennar upplýsingar um fjármálaáætlun og eldri fjármálaáætlanir má nálgast hér:
Stjórnarráðið | Fjármálaáætlun (stjornarradid.is)
Fjármálaáætlun 2024-2028 er hér: Stjórnarráðið | Fjármálaáætlun 2024-2028 (stjornarradid.is)
Fjárlög og fjárlagafrumvarp
Stjórnarráðið | Fjárlög fyrir árið 2024 (stjornarradid.is)
Áherslur í ríkisrekstri
Stjórnarráðið | Áherslur í ríkisrekstri fyrir árið 2023 (stjornarradid.is)

Starfsþróunaráætlun Samgöngustofu
Forstjóri og mannauðsstjóri skrá árlega fræðsluþörf og fræðsluáætlun fyrir stofnunina. Hver og einn deildarstjóri sinnir því að meta og viðhalda menntun og fræðslu sem starfsfólks verður að sinna og viðhalda til að öðlast og viðhalda ákveðnum réttindum. Mörg störf kalla á að sett er upp þjálfunaráætlun fyrir þann sem starfinu sinnir.

Fræðsla, sí- og endurmenntun
Í CCQ, gæðahandbók Samgöngustofu eru Reglur um þjálfun, sí- og endurmenntun starfsfólks.
VER-0366
Greint er á milli námskeiða/þjálfunar sem varðar verkefni starfsfólks með beinum hætti, fræðslu sem ætla má að styrki starfsfólk í að takast á við verkefni og ná meiri árangri í starfi og fræðslu sem ætla má að komi starfsfólki til góða í leik og starfi.
Sótt er um með því að senda tölvupóst á framkvæmdastjóra og mannauðsstjóra.

Starfsmannasamtal
Samtal (advania.is)
athugið að starfsmannasamtal er ekki það sama og launaviðtal. Launaviðtal er bókað hjá mannauðsstjóra.

Mentor innanhúss
Stefnt er að því að fólk fái úthlutað mentor (starfsvinur) við upphaf starfs.

Siðareglum þessum er ætlað að endurspegla þau viðmið sem starfsfólk Samgöngustofu er sammála um að viðhafa í störfum sínum.
Siðareglunum er einnig ætlað að endurspegla gildi stofnunarinnar sem eru jákvæðni, fagmennska traust og virðing.
Siðareglur þessar eru sáttmáli okkar allra og við gætum þess fyrir okkar leyti að farið sé eftir þeim.
Þá gilda ætíð einnig almennar siðareglur starfsmanna ríkisins sem birtar eru á vef Stjórnarráðsins.

Fagmennska og ábyrgð
Við störfum í þágu almennings af fagmennsku og sinnum störfum okkar af ábyrgð og samkvæmt okkar bestu dómgreind.
Við sýnum fagmennsku og ábyrgð í starfi með því að leita upplýsinga, fylgja lögum, reglum, viðurkenndum starfsháttum, siðareglum og öðrum viðmiðum sem eiga við um störf okkar hverju sinni.

Heillindi og traust
Við gætum þess að fjalla um mál viðskiptavina af nærgætni og trúnaði.
Við gætum þess að hagur viðskiptavina okkar, samstarfsfólks og annarra hagsmunaaðila sé tryggður.
Við gætum trúnaðar og þagmælsku um atriði sem við fáum vitneskju um í starfi samkvæmt ákvæðum laga, fyrirmælum stjórnenda eða eðli máls. Það á við hvort sem um er að ræða atriði sem varða aðila sem Samgöngustofa hefur samskipti við eða hefur eftirlit með, stofnuna sjálfa eða starfsfólk hennar.

Háttsemi og virðing
Við rýrum ekki trúverðugleika Samgöngustofu með ámælisverðri framkomu, skeytingarleysi um lög eða virðingarleysi.
Við forðumst að viðhafa nokkuð í starfi eða utan þess sem er okkur til vanvirðu eða álitshnekkis eða varpað getur rýrð á starf okkar eða vinnustaðinn.
Við komum fram við viðskiptavini og hvert annað af kurteisi og sanngirni.
Við sýnum umburðarlyndi og tökum tillit til ólíkra sjónarmiða.
Við ávinnum okkur virðingu með athöfnum okkar innan Samgöngustofu sem utan.
Við gagnrýnum með uppbyggilegum hætti og bænum ábendingum okkar til þeirra er málið varðar. Við erum hvetjandi við samstarfsfólk okkar og leggjum okkur fram við að bjóða fram aðstoð.
Við erum sammála um að hvers konar vanvirðing, einelti, áreitni, ofbeldi og önnur ótilhlýðileg háttsemi er aldrei liðin.

Hagsmunatengsl og hagsmunaárekstrar
Við gætum þess að vina-, hagsmuna- og skyldleikatengsl hafi ekki áhrif á störf okkar hjá Samgöngustofu.
Við nýtum ekki stöðu okkar eða upplýsingar, fengnar í starfi, í eigin þágu eða annarra.
Við tökum ekki að okkur annað starf sem er ósamrýmanlegt starfi okkar hjá Samgöngustofu.
Við tilkynnum til yfirmanns fyrirætlanir um störf utan Samgöngustofu.
Við beitum dómgreind okkar til þess að átta okkur á og koma í veg fyrir mögulega hagsmunaárekstra.
Við þiggjum ekki persónulegar verðmætar gjafir vegna starfs okkar.
Við forðumst að fjalla um eða afgreiða mál ef við höfum veruleg tengsl við viðskiptavin eða fyrirtæki eða fyrir hendi eru aðrar aðstæður sem eru til þess fallnar að draga megi óhlutdrægni okkar í efa.

Framtíðarstefna
Lifandi stefnuvefur Samgöngustofu
Samgöngustofa – Samferða (2025-2029)

Allar stefnur hér að neðan eru í CCQ gæðahandbók Samgöngstofu, skráð er númer gæðaskjals og hlekkjað í CCQ en ath að opna þarf CCQ og skrá sig inn til að elta (opna) hlekkina rétt.

Mannauðsstefna
STE-0016
Samskiptastefna
STE-0002
Leiðarljós í samskiptum
VER-0268
Jafnlaunastefna
STE-2699
Loftlagsstefna
STE-0012
Samgöngustefna
STE-0011
Persónuverndarstefna
STE-0005
Öryggis-gæða og umhverfisstefna
Upplýsingaöryggisstefna STE-0013
Gæðastefna, STE-0007
Viðverustefna
STE-0004
Stefna um einelti, áreitni og ofbeldi
Stefna og áætlun Samgöngustofu gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni, ofbeldi og annarri ótilhlýðilegri háttsemi
STE-0015
Reglur um heimavinnu (fjarvinnustefna)
Almennt er heimilt að vinna allt að tvo daga í viku heima, ef verkefni og mönnun deildar passa við, deildarstjóri heimilar ef hægt.
VER-0040