Nú er sumarleyfistímabilið hafið og gott að minna á tölvupósturinn á líka að fara í frí. Það getur verið gott ráð að slökkva á tilkynningum í símanum ef kveikt er á slíku og mikilvægt að stilla out-of-office svörun á vinnupóstinn. Sjálfvirkt out-of-office svar tryggir að fyrirspurnir sem viðkomandi „Frímanni“ berast rati í réttan farveg.
Hér eru leiðbeiningar fyrir outlook og tillögur að texta.
Leiðbeiningar:
Out of office eða sjálfvirkt svarskeyti er samið í Outlook með því að smella á File efst í hægra horninu, smella svo á hnappinn Automatic replies (Out of Office). Þá opnast gluggi sem býður upp á nokkra valmöguleika. Athugið að haka þarf við Send automatic replies, hægt er að skrá tímabil og einnig er hægt að útbúa sér texta til samstarfsfélaga (það er flipinn inside My Organization) og svo til annarra (Outside My Organization)
Hér er skjáskot af innanhúss skilaboðum (svar sem berst @samgongustofa.is netföngum):
Hér er skjáskot af skilaboðum út á við:
Hér eru tillögur að texta fyrir sjálfvirk svarskeyti, bæði á íslensku og ensku
Almennt svar:
Takk fyrir skeytið,
ég er í orlofi eins og er og kem aftur til vinnu [dags].
Erindi tengd [ákveðnu verkefni] má senda á [netfang hóps eða starfsmanns sem verður við og getur svarað].
Þoli erindið ekki bið bendi ég á skiptiborð Samgöngustofu í síma 480-6000, erindið ratar vafalaust í réttar hendur með aðstoð þeirra.
Athugaðu að þessi póstur er ekki áframsendur sjálfvirkt.
Bestu kveðjur,
[nafn og stöðluð undirskrift]
—
Enska:
Thank you for your e-mail.
I am out of the office [date to and from]. Please note that your email will not be forwarded.
Should the matter be important, please contact (group email or name of co-worker and email) in my absence.
Best regards,
[nafn og stöðluð undirskrift]
—
